Как правильно перевести работника на удаленку
В Минтруде Пензенской области попытались ответить на наиболее часто возникающие вопросы работодателей, связанные с переводом сотрудников на удаленную работу в период реализации мер по нераспространению COVID-19.
Дистанционная работа в период пандемии стала реальностью для многих пензенцев. Если еще в прошлом году перспектива работать, не вставая с дивана, для большинства была просто мечтой, то теперь она стала обычным явлением. Отметим, что некоторым воплощение мечты в жизнь не слишком понравилось.
Законодательство предусматривало возможность работы из дома еще до наступления коронакризиса, однако на деле большинство работодателей и работников столкнулось с этим явлением впервые.
Главная трудность, с которой столкнулись на местах — оформление сотрудника на удаленку. Министерство труда, социальной защиты и демографии Пензенской области подготовило подробную информацию, как такую меру можно осуществить наиболее удобно.
Работодателю предлагается заключить с работником дополнительное соглашение, в котором будет прописаны все моменты взаимодействия с работником, выполнения им работы, способы связи, планирования и сдачи работы (отчетности), график работы.
В частности в допсоглашении руководителю рекомендуется определить:
- как будут ему даваться задания и как он будет информировать руководство о ходе их выполнения. Это могут быть ежедневные или еженедельные планы и отчетность.
- график работы. Даже если он не будет отличаться от прежнего, его необходимо прописать в дополнительном соглашении, чтобы избежать риска недопонимания с работником: он может посчитать, что вправе сам выбрать график, работая дистанционно.
- продолжительность рабочей недели и ежедневной работы, чередование рабочих и выходных дней, время начала и окончания работы, перерывы в течение рабочего дня (ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 1 ст. 100 ТК РФ).
- каким способом работник будет ставить руководство в известность о начале (окончании) своей работы. Например, можно обязать его направлять по электронной почте сообщения о начале и окончании работы. То, что работник трудится дистанционно, не снимает с работодателя обязанности вести учет фактически отработанного им времени в соответствии с ч. 4 ст. 91 ТК РФ.
- срок, на который работник переводится на дистанционную работу, может быть прописан в допсоглашении как конкретной датой, так и указанием, к примеру, что работник переходит на удаленку на период реализации определенных мер (до особого распоряжения, например).
Необходимо согласовать с работником и прописать в соглашении случаи, когда в период удаленной работы он будет работать неполный рабочий день и (или) неполную рабочую неделю (например, если ему сложно по семейным обстоятельствам работать полное время на дому).
ВАЖНО! Если работник продолжает трудиться дистанционно то же количество времени и выполняет тот же объем работы, что и раньше, снижать ему заработную плату нельзя (п. п. 15, 21 Приложения к Письму Роструда от 09.04.2020 № 0147-03-5). Исключение - случай, когда изменяется режим работы. Например, когда стороны решают, что работник будет трудиться на половину ставки.
В остальном перевод работника на дистанционный труд не является основанием для снижения ему заработной платы (включая установленные стимулирующие и компенсационные выплаты) (ч. 2 ст. 9, ч. 1 ст. 129, ст. 132, ч. 1, 2 ст. 135 ТК РФ, п. 14 Приложения к Письму Роструда от 09.04.2020 № 0147-03-5). Законом это не предусмотрено и может повлечь для руководства административную ответственность по ч. 6 ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации (далее – КоАП РФ) (так, штраф для организации составляет от 30 000 до 50 000 руб.).
Если с работником согласована, например, работа на условиях неполного рабочего времени, то оплату в допсоглашении необходимо уточнить. Его труд должен оплачиваться пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ.
В Минтруде Пензенской области советуют также включить в дополнительное соглашение о переводе работника на дистанционную работу следующие условия:
- адрес, по которому он будет работать и по которому будет направляться при необходимости корреспонденция;
- контактную информацию: номер мобильного и домашнего (если есть) телефона, номер телефона иного контактного лица (например, родственника вашего работника) для экстренной связи; адрес электронной почты работника (если у работника есть два разных адреса - желательно указать оба на случай, если с одним из них возникнут проблемы). Это необходимо, чтобы поддерживать бесперебойную связь с работником в любой экстренной ситуации, например, если временно нет Интернета, сломался компьютер (ноутбук), работник потерял мобильный телефон;
- порядок обмена документами - например, при направлении заявлений об отпусках, листков нетрудоспособности в отдел кадров.
Отмечается, что законодательством не предусмотрены обязанности работодателя при переводе работников на дистанционную работу обеспечивать их оборудованием и иными техническими средствами для ее выполнения и компенсировать им расходы на связь и Интернет. Тем не менее, такие вопросы стороны могут согласовать в допсоглашении к трудовому договору, ведь при переводе сотрудников на дистанционную работу следует создать необходимые условия для такой работы - возможность выполнять задания и поручения работодателя, связываться с компанией.
Законом предусмотрена возможность обмена электронными документами при дистанционной работе. Они должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.
ВАЖНО! Оформленное допсоглашение советуем направить в трехдневный срок со дня его заключения работнику по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (так как такой порядок определен для трудового договора о дистанционной работе, а дополнительное соглашение его неотъемлемая часть) (ч. 4 ст. 312.1, ч. 1, 2 ст. 312.2 ТК РФ).
Чтобы перевести работников на дистанционную работу, недостаточно просто издать приказ с указанием должностей или структурных подразделений, которые на нее переводятся. Приказ должен быть основан на дополнительных соглашениях с работниками о таком переводе (ст. 72 ТК РФ, п. 21 Приложения к Письму Роструда от 09.04.2020 № 0147-03-5).
За некорректное оформление дополнительного соглашения к трудовому договору о переводе на дистанционную работу есть риск привлечения к административной ответственности по ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП РФ. В частности, если не пропишете, что работа, которую будет выполнять работник, является дистанционной.
Образец дополнительного соглашения о переводе работника на дистанционную работу в период реализации мероприятий по нераспространению коронавирусной инфекции COVID-19 можно найти здесь.