Знакомимся с электронным документооборотом

СЭД либо системы Е-документооборота использовались в России еще в 90-х. Первые из них должны были гарантировать уход от бумажных документов. Да и не будем забывать о такой цели, как автоматизация обработки документов.

Зачастую Е-документооборот предполагает использование электронных документов. Речь идет о файлах, что созданы на компьютерах. Помимо создания либо регистрации обязательным моментом является согласование да исполнение.

Электронный документооборот при оптимизации бизнес-процессов играет немаловажную роль. И современные предприниматели об этом знают.

В чем суть Е-документооборота? Файлы создаются, пересылаются между работниками компании, а при необходимости и меняются. Обязательным моментом является подписание, отправка контрагенту и исполнение.

Когда СЭД используют грамотно, фирма порой ускоряет документооборот на 75%! Чем это можно объяснить? Например, использованием готовых шаблонов, когда создаются документы, для всех типов заранее выстраивают маршруты. Обратим внимание и на наличие особых отчетов. Теперь представители одной компании будут быстрее обмениваться документами.

К чему все это приводит? Например, растет производительность труда, удается исключить такие проблемы, как разные задержки. Теперь важный документ на подпись точно не потеряется! Да и обработка документа будет стоить компании дешевле. Можно сэкономить деньги, которые ранее шли на оргтехнику.

Как видите, есть значительная выгода от автоматизации процессов Е-документооборота. А вот что же нам показывает практика? Что СЭД себя оправдает на 100% лишь в случае правильного внедрения. И первоначально стоит определиться с типом такой системы. Есть несколько вариантов:

• совместная работа
• выстраивание маршрутов документов
• электронный архив (тут вы можете только хранить документы и искать их)

Огромную роль при внедрении СЭД играет комплексный подход. Частичная автоматизация процессов Е-документооборота не принесет должного результата. Порой выясняется: разные процессы автоматизированы лишь фрагментарно, используются разные системы, ПО. А вот сделать из всего этого «набора» что-то одно не получается.

Вот и приходится некоторым сотрудникам компании забывать об обычных схемах работы, отдавать предпочтение другим. А всему виной вынужденная унификация.

Избежать проблем удастся, если сразу отдать предпочтение единой платформе.