Уничтожаем бухгалтерские документы

Рано или поздно в бухгалтерии накапливается такой объем документов, который затрудняет выполнение даже самых простых операций, что делает жизненно необходимым уничтожение части документации. Простая операция установка консультант плюс поможет решить многочисленные вопросы.

Однако произвести мероприятие такого рода возможно только после оформления особого пакета документов, которые разрешают ее утилизацию. В противном случае, как сообщает buhgalteria.ru, акт уничтожения будет считаться незаконным и может быть расценен как правонарушение. Таким образом, комплекс услуг по утилизации и уничтожению бухгалтерской документации включает в себя экспертизу ценности документов и оценку минимальных сроков их хранения, а также подготовку актов на списание. Помимо этого, уничтожение бухгалтерских документов предполагает упаковку бумаг в специальные контейнеры, позволяющие оградить их от незаконного доступа.

Итак, уничтожение бухгалтерской документации может осуществляться в таких случаях:

• при возникновении непредвиденных обстоятельств;
• утрате документами своей ценности;
• истечении срока их хранения.

При ликвидации предприятия

Следует отметить, что в процессе ликвидации фирмы бухгалтерские документы должны не утилизироваться, а передаваться на хранение в архивы. Для того, чтобы определить срок хранения документов, необходимо воспользоваться специальным перечнем, в котором указываются сроки хранения разных видов бухгалтерской документации. Такие перечни разрабатываются для всех органов государственной власти, органов местного самоуправления и прочих организаций, офисов, учреждений, а также предприятий вне зависимости от форм собственности.

Кроме того, такой перечень должен использоваться и физическими лицами, являющимися субъектами предпринимательской деятельности. Как правило, налоговая и бухгалтерская документация имеет минимальный срок хранения, составляющий три года (в том случае, когда бумаги прошли проверку налоговыми органами). Однако отдельные документы могут иметь другие сроки хранения, а также особые основания для их утилизации. В таком случае потребуется передача документов на хранение.

Выполнить весь этот комплекс самостоятельно работникам бухгалтерии может быть достаточно сложно. Именно по этой причине специалисты рекомендуют обращаться к услугам профессиональных фирм, занимающихся уничтожением документации разного рода. Специалисты, работающие в таких фирмах, готовы предоставить спец.транспорт для вывоза документов с истекшим сроком хранения и работников для выполнения не только погрузочный и разгрузочных работ, но также и физического уничтожения бумаг. Среди прочих услуг: утилизация носителей информации и их дальнейшая вторичная переработка, сертифицированное подтверждение секретности уничтожения документов, ввод данных в компьютер.

Итак, накопленную в течение многих лет бухгалтерскую и налоговую документацию время от времени надо сортировать и уничтожать. Этот сложный и ответственный комплекс работ лучше всего доверить специалистам – сотрудника фирмы, занимающейся архивированием и уничтожением документации.