Несколько решений для проведения идеальной видеоконференции

Видеоконференция – это связь между людьми посредством видеокоммуникаций. Эти субъекты находятся на удалённом расстоянии друг от друга. Этот вид связи происходит в реальном времени. Лица, участвующие в конференции, могут видеть каждого участника и слышать его. Современные технологии для видеоконференций позволяют обмениваться данными в режиме онлайн. Это сокращает расходы на командировки и позволяет общаться как сотрудникам одной компании, так и устраивать вебинары, семинары, тренинги.

Разработка идеи и планирование

Как сделать проведение видеоконференций самостоятельно, можно узнать из предложенного плана. Первое, что нужно учитывать – это разницу в часовых поясах. Нужно найти для конференции, которое устроит всех участников.

Далее необходимо составить план проведения семинара, написать его на бумаге, учитывая все важные вопросы, которые будут озвучиваться. Это поможет понять сколько будет длиться вся презентация по времени, какие материалы для наглядного представления потребуется подготовить дополнительные материалы.

Подробная организация видеоконференции требует проработать существующий материал таким образом, чтобы он был интересен участникам семинара. Также следует заранее подготовить видеозапись. Это поможет впоследствии просмотреть проведённую встречу и поработать над ошибками или переслать копию участникам, которые по уважительным причинам не смогла присутствовать на видеоконференции.

Следующий этап – это выбор платформы для видеоконференций. Это важный момент требующий подобрать подходящий сервис. Если нужно донести информацию для коллег в одностороннем режиме, тогда подбирается сервис, имеющий чат и презентацию. Для двухсторонней связи, обсуждения со стороны всех участников вебинара, необходимо выбрать программу, позволяющую видеть и слышать всех участников конференции.

Перед началом встречи нужно протестировать сервис. Для этого можно самостоятельно его запустить, попросив при этом любого знакомого помочь. Необходимо ознакомиться со всеми существующими на платформе функциями. При этом нужно узнать, как блокировать нежелательных участников, которые могут умышленно сорвать встречу.

В настоящий момент есть несколько сервисов, позволяющих проводить как многочисленные встречи, так и подключать немного участников. Нужно выбрать оптимальный вариант, подходящий под конкретное событие.

Подбор инструментов для проведения видеоконференции, услуги профессиональных организаторов

Видеоконференция для обширной группы лиц должна быть подготовленной таким образом, чтобы все видели каждого участника, смогли обсуждать различные проблемы. Каждый сидит перед монитором и при этом имеет возможность на дополнительных картинках быть на связи с пользователями. В этом вопросе поможет программное обеспечение для видеоконференцсвязи. Подобрать оптимальную систему – важное условие. Важно чтобы интернет-связь была стабильной, с хорошим трафиком.

Если докладчик не имеет соответствующего оборудования для видеоконференции, тогда он должен привлечь к решению этого вопроса специалистов. Они помогут выбрать оптимальные инструменты для конференций в онлайн-режиме с открытым исходным кодом. А также могут быть подобраны сервисы с обменом текстовыми сообщениями, пересылкой документации, интегрирующий с различными видами компьютерной техники. На данном сайте вам могут представлены самые разные решения для видеоконференций: https://www.open-vision.ru/solutions/multimedia/videoconferencing-zxc/ или же на любом другом сайте в сети.

Советы по самому выступлению на конференции

Важный этап – это рассылка плана встречи, условия участия, прочие сопутствующие данные. Это нужно сделать по электронной рассылке на почту всем участникам. Важно докладчику одеться в официальном стиле. Это произведёт благоприятное впечатление на собеседников.

Начинать трансляцию нужно в точно запланированное время. Если собеседники не знают друг друга или докладчика, потребуется всех представить. Это может занять первые минуты презентации. Во время доклада нужно установить правила задавания вопросов. Объяснить: можно или нельзя перебивать докладчика, вопросы задавать по мере непонятных моментов или в самом конце презентации.

Если презентация займёт много времени, тогда нужно делать перерывы. Это поможет участникам перекусить, попить кофе или совершить прочие действия. кроме этого трудно долгое время сидеть перед монитором. Потребуется гостям размять ноги, а докладчику – отдохнуть.

Следует заранее подготовиться к неполадкам. Если сервис зависнет, тогда нужно быстро перейти на другую альтернативную платформу и перевести туда всех участников. В конце семинара поинтересуйтесь у гостей: было ли им интересно, удобно ли им проводить такие видеоконференции?

И также важно подготовить место для проведения семинара. Если планируется выступление нескольких докладчиков, тогда лучше всего арендовать специальное помещение, студию. Важно подготовить просторное и оборудованное помещение с возможностью трансляции и видеозаписи. Нужно выбирать хорошо освещённую студию для того, чтобы каждого спикера было хорошо видно. Там должно быть такое оборудование: компьютерная система, экран, осветительные приборы, камеры.

Для проведения обсуждения профессиональных вопросов с коллегами одной компании, совещания или тренингов, всё можно проводить в офисе. Это поможет сэкономить на аренде и провести встречу в формальной обстановке.

Если планируется провести дружескую встречу по видеоконференции, тогда можно транслировать докладчика из его дома. Но важно обеспечить комнату хорошим освещением, выбрать деловую обстановку. Но этот вариант не нужно рассматривать серьёзно для официальных встреч, которые могут быть прерванные домочадцами, домашними питомцами или посторонними шумами, созданные соседями.

Трансляция прошла успешно? Тогда можно постоянно использовать видеосвязь в реальном времени для презентаций или семинаров. Если были неполадки со связью, тогда нужно поменять платформы и сервисы для следующей конференции.