Этапы подготовки и проведения конференций

Организовать и провести конференцию в наше время можно доверить профессионалам с большим опытом в предоставлении данного рода услуг.
Под конференцией подразумевается собрание определенной группы людей, которые обсуждают конкретные вопросы, выявляют проблемы и ищут пути их решения.
Проведение конференций может отличаться по уровню сложности и другим нюансам. В последнее время все большую популярность набирают деловые мероприятия подобного типа, под которыми подразумевают сборы начальников управлений, подведение итогов деятельности руководителями определенных направлений и т. д.
Профессиональная организация конференций включает в себя:

• подбор места проведения собрания и его подготовку;
• организацию развлекательной и экскурсионной программ;
• подготовку и проведение кофе-брейков и перерывов на принятие пищи;
• предоставление услуг переводчиков (при необходимости);
• бронирование номеров в отелях;
• рассылку приглашений;
• в случае заграничной поездки – оформление всех необходимых документов, включая визы;
• подготовку материалов;
• определение «портфеля участника».

Есть еще одна форма проведения конференций – бизнес собрания, которые представляют собой совещания сотрудников определенной сферы деятельности. Как правило, в них участвуют представители бизнеса. Главной особенностью таких собраний является заключение сделок, совершение покупок и продаж во время их проведения. Количество участников бизнес собраний может быть довольно большим в отличие от деловых конференций, где круг присутствующих на них довольно ограничен.
План проведения деловых мероприятий состоит из подготовительного этапа, самой встречи и подведения ее итогов.
Во время подготовки к проведению деловой конференции занимаются организационными вопросами. Изначально решается проблема с размещением участников мероприятия в гостиницах или арендованном жилье. Затем обсуждается вопрос их доставки на конференцию, после чего участникам высылают приглашения вместе с пакетом всех необходимых документов. В случае приезда зарубежных гостей им нанимают переводчиков. Кроме того, следует позаботиться об организации питания, кофе-брейк и фуршета. На финальной стадии подготовки к проведению деловой конференции ее организаторы готовят все необходимые материалы, оформляют зал, подключают и проверяют аппаратуру и обеспечивают место проведения мероприятия мебелью.
Также на организаторов конференции ложится вопрос подготовки развлекательной программы для ее участников.